ORGANISASI DAN MANAJEMEN KOPERASI

ORGANISASI KOPERASI

1. Struktur Organisasi Koperasi

Organisaisi koperasi yang telah terbentuk memerlukan pelaksanaan manajemen koperasi

Diantaranya:  mengenai Bagan Struktur Organisasi yang relevan, perangkat dan fungsi organisasi koeperasi.

Landasan pembuatan struktur organisasi adalah :

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian.

2. Anggaran Dana dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi.

3. Keputusan Rapat.

4. Rapat Anggota (RA)

Anggota memiliki kekuasaan tertinggi dalam koperasi, yang tercermin dalam forum Rapat

Anggota, sering kali secara teknis disebut RAT (Rapat Anggota Tahunan). Fungsi Rapat Anggota adalah:

1. Menetapkan Anggaran Dasar/ART.

2. Menetapkan Kebijaksanaan Umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi.

3. Menyelenggarakan pemilihan, pengangkatan, pemberhentian, pengurus dan atau pengawas.

4. Menetapkan Rencana Kerja, Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi serta pengesahan Laporan Keuangan.

5. Mengesahkan Laporan Pertanggung-jawaban Pengurus dan Pengawas dalam melaksanakan tugasnya.

6. Menentukan pembagian Sisa Hasil Usaha.

7. Menetapkan keputusan penggabungan, peleburan, dana pembubaran Koperasi.

2. Pengurus

Pengurus dipilih dari dan oleh Anggota Koperasi, dan berperan mewakili anggota dalam menjalankan kegiatan organisasi maupun usaha koperasi. Pengurus dapat menunjuk manajaner dan karyawan sebagai pengelola untuk menjalankan fungsi usaha sesuai dengan ketentuan yang ada, sebagaimana jelas tercantum dalam pasal 32 UU Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian.

(Pasal 25

Rapat Anggota berhak meminta keterangan dan pertanggungjawaban Pengurus dan Pengawas mengenai pengelolaan Koperasi.)

Pengurus memperoleh wewenang dan kekuasaan dari hasil keputusan RAT Pengurus

berkewajiban melaksanakan seluruh keputusan RAT guna memberikan manfaat kepada anggota koperasi. Pengurus merumuskan berbagai kebijaksanaan yang harus dilakukan

pengelola (Tim Manajemen) dan menjalankan tugas-tugasnya sebagai berikut :

1. Mengelola organisasi koperasi dan usahanya

2. Membuat dan mengajukan Rancangan Program Kerja Serta Rancangan RAPBK

(Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi).

3. Menyelenggarakan Rapat Anggota

4. Mengajukan Laporan Keuangan dan Pertanggung jawaban Pelaksanaan Tugas.

5. Menyelenggarakan pembukaan keuangan dan invetaris secara tertib.

6. Memelihara daftar buku Anggota, buku Pengurus dan Pengawas.

7. Memberikan Pelayanan kepada Anggota Koperasi dan Masyarakat.

8. Mendelegasikan tugas kepada manajer

9. Meningkatkan pengetahuan perangkat pelaksanaan dan anggota.

10. Meningkatkan penyuluhan dan pendidikan kepada anggota

11. Mencatat mulai sampai dengan berakhirnya masa kepengurusan pengawas dan pengurus.

12. Mencatat masuk dan keluarnya anggota.

4. Fungsi dan Peran Pengurus

Pengurs koperasi mempunyai fungsi, di antaranya adalah :

1) Pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan yang tertinggi Fungsi pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan tertinggi diwujudkan dalam menentukan tujuan organisasi, merumuskan kebijakan organisasi, menentukan rencana sasaran serta program kerja organisasi koperasi, memilih dan mengawasi tindakantindakan manajer-manajer dan karyawan dalam mengelola usaha koperasi.

Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi yang diharapkan dapat membawa perubahan dan pertumbuhan organisasi dan sekaligus menjadi sumber inisiatif dan inspirasi bagi pengembangan usaha koperasi. Pada menilai semua hasil kerja kegiatan kegiatan pengelolaan koperasi secara operasional yang menjadi tanggung jawabmanajer.

2) Fungsi sebagai penasihat

Fungsi sebagai penasihat ini berlaku baik bagi para manajer maupun bagi para anggota.

Bagi para manajer dapat memberikan nasihat kepada pengurus adalah penting sekali artinya,terutama dalam rangka penjabaran dan penerapan kebijaksanaan operasional darikebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dirumuskan oleh pengurus.

3) Pengurus sebagai pengawas; bahwa pengurus merupakan orang yang mendapat kepercayaan dari anggota untuk melindungi semua kekayaan organisasi.

4) Pengurus sebagai penjaga kelangsungan hidup organisasi; demi keberlangsngan usaha dan keberlanjutan organisasi koperasi, maka pengurus harus :

1) Mampu menyediakan adanya manajer yang cakap dalam organisasi;

2) Menyeleksi dan memilih eksekutif atau manajer secara efektif;

3) Memberikan pengarahan kepada para manajer agar koperasi berjalan secara efektif, professional, dan

4) Menetapkan orang-orang yang mampu mengarahkan kegiatan dari organisasi;

5) Mengikuti perkembangan pasar, dengan tepat mengarahkan berbagai jenis layanan barang-barang atau jasa-jasa yang dihasilkan oleh koperasi sesuai dengan dinamikapasar dan tingkat kelayakan maupun profitabilitas usaha.

5). Pengurus sebagai symbol; langkah-langkah yang diambil pengurus terhadap anggota

maupun karyawan bersifat persuasive yang menempatkan pengurus menjadi pemimpinyang memiliki kekuatan dan motivator bagi pencapaian tujuan; strategis perusahaan dan kebijaksanaan umum dari organisasi koperasi dirumuskan secara sistematis olehpengurus;

pengurus memperoleh dan menyajikan informasi koperasi secara cermat dalam menunjang kinerja usaha.

Penilaian kesehatan koperasi merupakan ukuran penilaian kinerja koperasi merupakan ukuran penilaian kinerja koperasi yang memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran, keberhasilan pertumbuhan, perkembangan dan keberlangsungan usaha koperasi dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Pengurus mempersiapkan dan membuat laporan kesehatan kopearsi secara tertulis yang dikoordinasikan dengan pengawas, serta dilaporkan pada Rapat Anggota. Aspek-aspek yang tercakup dalam laporan kesehatan kopearsi paling tidak berisi:

1. Permodalan;

2. Kulaitas aktiva produktif,

3. Pengelolaan

4. Efisiensi

5. Likuiditas,

6. Jati diri Koperasi,

7. Pertumbuhan dan kemandirian, and

8. Kepagtuhan terhadap prinsip-prinsip usaha yang digunakan

Penilaian penilaian kesehatan koperasi dibuat denga pendekatan kualitatif maupun kuantitatif miimal 1(satu) tahun sekali melalui rapat pengurus. Hasil penialain kesehatan pengurus disampaikan kepada anggota secara terbuka melalui surat edaran atau papan pengumuman, paling lama 1(satu) bulan dari setiap periode masa bakti pengurus sebagai   pertanggungjawaban pengurus kepada seluruh anggota. Hasil penilaian kesehatan koperasiyang diumumkan mencerminkan kondisi sebenarnya dan sesuai dengan situasi dilapangan. Jika tidak sesuai, anggota/pengawas dapat mengajukan keberatan dan meminta penjelasan dan klarifikasi kepada pengurus koperasi berhak untuk melakukan konfirmasi kepada pengawas/anggota Untuk mengefektifkan usaha dan berjalannya fungsi pengendalian manajemen koperasi, maka pengurus melakukan pemeriksaan rutin secara berkala minimal 3 (tiga) bulan sekali terhadapseluruh transaksi yang terjadi. Hasil kegiatan ini menjadi masukkan/bahan untuk perbaikan ataupenyempurnaan pelaksanaan kinerja usah koperasi kepada pihak pengelola koperasi, serta pengendalian atas kemugkinan terjadinya penyimpangan dan kesalahan pembukuan.

Hasil pemeriksaan pengurus dapat disampaikan dan menjadi bahan pertimbangan dan perhatian pula bagi pengawas koperasi. Pengurus juga melaporkan kinerja pelaksanaan kebijakan, program kerja, dan realisasi rencan Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi (RAPBK) yang sudah disetujui oleh Rapat Angota untuk tahun buku berjalan (1 Januari – 31 Desember). Adapun kinerja kebijakan, program dan RAPBK meliputi :

1. Organisasi dan kelembagaan (membandingkan rencana dengan realisasi)

2. Pelayanan dan Usaha Koperasi (membandingkan rencan dengan realisasi)

3. Neraca Pelayanan Koperasi kepada anggota dan non anggota (membandingkan rencan dengan realisasi)

4. Kinerja keuangan (analisa perkembangan dan analisa laporan keuangan);

5. Pembagian SHU;

6. Keajaiban - keajaiban lain yang muncul yang tidak ada dalam rencana.

5. Pengawas

Pengawas sebagai salah satu perangkat organisasi koperasi diangkat dari dan oleh Anggota

dalam Rapat Anggota Tahunan, sesuai pasal 38 UU No. 25 Tahun 1992. (Bagian Keempat

Pengawas

Pasal 38

(1)   Pengawas dipilih dari dan oleh anggota Koperasi dalam Rapat Anggota.

(2)   Pengawas bertanggung jawab kepada Rapat Anggota.

(3)   Persyaratan untuk dapat dipilih dan diangkat sebagai anggota Pengawas ditetapkan dalam Anggaran Dasar.

Berdasarkan ketentuan Pasal 39 UU No.25 Tahun 1992, fungsi tugas dan wewenng pengawas antara lain :

1. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus dan

Pengelola Koperasi.

2. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya.

3. Meneliti catatan yang ada pada koperasi.

4. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.

5. Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga.

6. Memeriksa sewaktu-waktu tentang keuangan dengan membuat berita acara

pemeriksaannya.

7. Memberikan saran dan pendapat serta usul kepada pengurus atau Rapat Anggota

mengenai hal yang menyangkut kehidupan koperasi.

8. Memperolah biaya-biaya dalam rangka menjalankan tugas sesuai dengan keputusan

Rapat Anggota.

9. Mempertanggungjawabkan hasil pemeriksaannya pada RAT.

Keterkaitan antara peran pengawas dan pengurus adalah dalam hal pelaporan adalah dalam hal pelaporan hasil audit. Pengawas melaporkan hasil audit dan rekomendasi pelaksanaan kebijakan dan Keputusan Rapat Anggota yang telah di laksanakan oleh pengurus koperasi baik auditr berkala maupun audit akhir tahun buku. Hasil audit yang dilaporkan dari pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan.

pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan Pengurus koperasi dengan bukti – bukti pendukungnya. Adapun beberapa hasil audit yang dilaporkan pengawas adalah :

1. Pelaksanaan Anggaran Dasar di Koperasi;

2. Pelaksanaan Kepeutusan RAT;

3. Audit manajemen (pelaksanaan Standar Operasional Produser, deskripsi jabatan, dan

disiplin kerja);

4. Audit keuangan (ada tidaknya penyimpangan keuangan oleh Pengurus);

5. Audit fisik (inventaris, dan kas)

6. Pengelola (Manager)

Manager dipilih dan diangkat oleh pengurus untuk melakukan fungsi pengelolaan operasional

usah koperasi.

Kewajiban manager antara lain :

1. Melaksanakan kebijakan operasional yang telah ditetapkan Pengurus.

2. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan – kegiatan di unit – unit usaha.

3. Membimbing dan mengarahkan tugas – tugas karyawan yang dibawahnya seefisien

mungkin menuju karyawan yang berkualitas.

4. Mengusulkan kepada pengurus tentang pengangkatan dan atau pemberhentian

karyawan dalam lingkungan tugasnya.

5. Menyusun Program Kerja dan RAPBK tahunan untuk disampaikan kepada pengurus

sebelum dimulainya rencana dan anggaran yang baru, dan selanjutnya evaluasi

sekaligus perencanaan bagi pengurus untuk disampaikan dalam Rapat Anggota.

6. Membuat laporan pertanggungjawaban kerja secara tertulis setiap akhir bulan and tahun.

7. Melaksanakan dokumen-dokumen usaha atau organisasi koperasi.

Fungsi utama Manager :

1) Melaksanakan tugas segari – hari di bidang usaha.

2) Bertanggungjawab atas administrasi kegiatan usaha dan organisasi koperasi.

3) Mengembangkan dan mengelola usaha untuk mencapai tujuan secara efektif dan

efisien.

Perlunya Manager dalam Koperasi

Keberadaan manajer dalam koperasi diharapkan usaha koperasi akan dapat berkembang lebih

maju. Manajer diperlukan bagi koperasi :

1) Untuk mengelola usaha koperasi memerlukan keahlian sesuai dengan bidang usaha koperasi, selain untuk menunjang fungsi pengurus yang umumnya dipilih oleh anggota berdasarkan atas kepercayaan.

2) Pengelolaan usaha koperasi memerlukan tindakan yang berkeseimbangan sepanjang tindakan yang berkesinambungan sepanjang waktun sejalan dengan keberadaan koperasi itu, sementara pengurus di[ilih untuk jangka waktu tertentu (ada batasan waktu kepengurusan).

3) Pengurus umumnya tidak dapat mencurahkan tenaga atau pikirannya secara penuh dalam koperasi, karena biasanya pengurus memiliki tugas pokoknya, sehingga manajer diperlukan untuk mengoperasionalisasikan usaha koperasi lebih efektif dan mencapai tujuannya.

4. Hubungan kerja antara Pengurus dan Manajer.

Antara pengurus dengan manajer harus memiliki kesatuan pendangan dan kesatuan gerak untuk mengenai usaha koperasi dan tercapainya tujuan koperasi.

Untuk menjaga keseimbangan dan keselarasan usaha koperasi dilakukan tugas dan tanggung

jawab sejelas-jelasnya, antara lain :

1) Pertanggung jawaban teknis operasional oleh pengurus diserahkan kepada manajer, sekalipun pertanggungjawaban terakhir kepada anggota dilakukan pengurus.

2) Pengurus hanya memutuskan hal-hal yang sifatnya kebijaksanaan, sedangkan manajer

dalam bidang operasionalnya.

3) Pengurus mempunyai wewenang penuh untuk melakukan pengawsan, pemantauan, penerbitan, penelitian, dan pemeriksaan tentang apa yang dilakukan manajer.

4) Pengurus tidak perlu mengerjakan hal-hal yang sifatnya operasional sehari – hari.

Proses pengambilan keputusan
1.Identifikasi masalah
Setiap leader damn manajer harus mampu menyimpulkan sebuah inti permaslahan, temukan hakekat permasalahan, lihat latarbelakang kenapa permasalahan itu muncul. Setiap permaslahan harus dinyatakan dengan tegas mulai dari latar belakang dan hubungan sebab-akibat yangberpengaruh terhadapnya. Kumpulkan data dan informasi tetang problem tersebut.
2. Pilihan Alternatif
Daridata yang telah dikumpulkan, tentukan alternative-alterntif pemecahan. Semuakemungkinan yang mungkin dilakukan disusu menurut criteria yang disepakati. Ada beberapa teknik pendekatan yang bisa dilakukan. Kita dapat melakukan pendekatan ide alternative beba disampaikan kemudian kita melakukan penyempitan
3. Analisa Alternatif
Semua alternative di pertimbngkan dengan perimbangan resiko, kemungkinan tercapai, kesiapan organisasi, factor ekstenal serta factor-faktor lain

Mengenal Anggota koperasi
Definisi Anggota Koperasi
argumen paling esensial dari koperasi Indonesia yaitu
UU No. 25 TH. 1992
Undang-undang ini adalah dasar hukum koperasi yang mempunyai kedudukan yuridis sangat kuat. UU ini digunakan sebagai patokan oleh seluruh gerakan koperasi Indonesia.
Pada Bab V pasal 17 disebutkan bahwa
Butir 1. Anggota Koperasi adalah pemilik dan pelanggan
Pada Pasal 19 disebutkan
Butir 1. Keanggotaan koperasi didasarkan pada kesamaan kepentingan ekonomi dalam lingkup usaha koperasi.
Butir 4. Setiap anggota koperasi mempunyai hak dan kewajiban yang sama terhadap koperasi sebagimana diatur dalam anggaran dasar.
Bagaimana kewajiban anggota?
Kita menekankan keawajiban anggota kepada poin-poin penting yang nantinya akan di kentekstualkan dengan fenomena actual dan klasik di Koperasi terutama Kopma UGM.
Pasal 20 menyebutkan bahwa kewajiban anggota adalah:
Sub Butir a. Mematuhi AD/ART serta keputusan yang disepakati di RAT
Sub Butir b. Berpartisipasi dalam kegiatan usaha yang diselenggarakan oleh koperasi.
Sub Butir c. Mengembangkan dan memelihara kebersamaan berdasarkan atas azas kekeluargaan.
Mari kita kupas makna dari pasal 17
Sebagai pemilik, anggota ikut menyerahkan modal, menentukan kebijakan dan rencana kerja melalui RAT, mengawasi pelaksanaanya dan menanggung resiko.
Sebagai pelanggan, anggota mengikatkan diri untuk selalu menggunakan jasa dan terlibat dalam kegiatan ekonomi yang disediakan kopersi.
Konsep dasar koperasi adalah untuk menjadi anggota harus mempunyai motivasi ekonomi yang sama, artinya jika motif untuk masuk koperasi tidak sama dengan yang dijalankan koperasi maka seharusnya tidak bisa diterima menjadi anggota.

Pengawas

Pengawas dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota. Pengawas

bertanggung jawab kepada rapat anggota. Persyaratan untuk dapat dipilih dan diangkat

sebagai anggota Pengawas ditentukan dalam Anggaran Dasar.

Pengawas bertugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan

pengelolaan koperasi. Untuk itu, Pengawas harus membuat laporan tertulis hasil

pengawasannya. Pengawas berwenang meneliti catatan yang ada pada koperasi,

mendapatkan segala keterangan yang diperlukan. Pengawas harus merahasiakan hasil

pengawasannya kepada pihak ketiga.

Aspek Manajerial

Untuk mengetahui kerja ketiga unsur manajemen tersebut, maka tugas manajemen

dikelompokkan menjadi beberapa bagian /fungsi manajemen. Fungsi manajemen

bersifat universal baik dalam koperasi maupun jenis badan usaha lainnya. Pada

umumnya, fungsi manajemen dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu :

1. Fungsi perencanaan (Planning).

2. Fungsi pengelolaan (Organizing).

3. Fungsi pengarahan ( Directing).

4. Fungsi penyelarasan (Coordinating).

5. Fungsi pengawasan (Controlling).

Fungsi Perencanaan (Planning)

Perencanaan berarti pemikiran yang cermat dalam mempertimbangkan, menentukan,

dan mengatur faktor-faktor yang dibutuhkan dalam menjalankan kegiatan usaha.

Perncanaan memberikan pola-pola untuk tindakan yang akan dijalankan. Perencanaan

menjadi faktor yang penting dalam koperasi dengan alasan sebagai berikut :

1. Ada hal-hal yang tidak pasti dan perubahan keadaan koperasi yang terjadi terus

menerus.

2. Adanya keterbatasan pengetahuan terhadap kondisi yang akan datang.

Langkah-langkah membuat perencanaan adalah sebagai berikut :

1. Menetapkan tujuan akhir.

2. Mencari dan meneliti berbagai alternatif untuk mencapai tujuan akhir tersebut.

3. Menilai masing-masing alternatif.

4. Memilih alternatif yang terbaik.

5. Menunjuk orang-orang yang diperlukan.

6. Merinci tanggung jawab dan kekuasaan masing-masing orang yang telah

ditunjuk.

7. Menguji hasil akhir operasi dengan perencanaan sebelumnya.

Fungsi Pengelolaan (Organizing)

Pengelolaan berarti merinci kewajiban dan tanggung jawab personal, melaksanakan

rencana yang sudah disusun sebelumnya, membatasi dan mendefinisikan tanggung

jawab dan kekuasaan, serta membagi tugas, tanggung jawab dan kekuasaan. Inti dari

pengelolaan adalah kerjasama. Pengelolaan menjadi faktor penting karena alasan

sebagai berikut :

1. Ada batas-batas kemampuan manusia untuk berurusan dengan manusia lain.

2. Adanya waktu yang terbatas.

3. Adanya batas-batas perhatian pada semua peristiwa dalam kegiatan usaha.

4. Pengetahuan manusia yang terbatas.

Manajemen Koperasi 7 - 8

Semua batas-batas di atas mengharuskan seorang Pengurus untuk mengarahkan

pembantu-pembantunya. Hakikatnya, semua pegawai dalam suatu perusahaan

dimanapun posisinya bertugas membantu pimpinan.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mendelegasikan kekuasaan, yaitu :

1. Pengurus harus memberi kesempatan kepada orang yang diserahi tugas untuk

mengeluarkan ide sendiri.

2. Pengurus harus membiarkan pegawainya membuat putusan sendiri dalam

bidangnya masing-masing.

3. Pengurus harus mempunyai toleransi yang cukup bila pegawainya melakukan

kesalahan.

4. Pengurus harus mempunyai kesediaan untuk mempercayai pegawainya.

5. Kesediaan pengurus untuk melakukan pengawasan secara luas.

Fungsi Pengarahan (Directing)

Pengarahan berarti menuntun dan mengawasi pegawai yang ada dalam tanggung jawab

pengurus agar dapat diarahkan pada tujuan akhir.

Seorang pengurus dalam menuntun dan mengawasi pegawai bawahannya harus selalu

memberi tahu, menerangkan apa-apa yang berhubungan dengan tugas yang dibebankan

pada pegawainya, mengenai kebijakan pengurus, program, organisasi, dan hubungan

garis kekuasaan selama hal itu tidak merupakan rahasia.

Fungsi Penyelarasan (Coordinating)

Penyelarasan berarti keserempakan semua bagian dalam suatu proses dan kesatuan

tindakan dari semua bagian dalam suatu organisasi.

Ada 3 (tiga) prinsip yang perlu diperhatikan dalam koordinasi, yaitu :

1. Koordinasi dapat dicapai sebaik-baiknya dengan hubungan horisontal antara

orang-orang dalam perusahaan.

2. Koordinasi harus dicapai dalam tahap-tahap permulaan dari perencanaan dan

perumusan kebijakan.

3. Masing-masing faktor, bagian dalam suatu proses itu saling mempengaruhi dan

saling berhubungan.

Fungsi Pengawasan (Controlling)

Pengawasan berarti mengamati operasi, menganalisa arah gerak dan hasil-hasilnya sertamengetahui bagaimana menanggulangi penyimpangan dalam suatu perusahaan. Dengan kata lain, pengawasan adalah pengukuran dan pengkoreksian semua tindakan bawahanntuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan.
sumber :

http://www.manbisnis2.tripod.com/1_1_1.pdf

http://www.google.co.id/search?q=manajemen+koperasi&ie=utf-8&oe=utf-8&aq=t&rls=org.mozilla:en-US:official&client=firefox-a#q=manajemen+dan+organisasi+koperasi&hl=id&client=firefox-a&rls=org.mozilla:en-US:official&prmd=imvns&ei=LGqFUK7OFofnrAfLuYHoBg&start=20&sa=N&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.r_qf.&fp=efe829462827b714&bpcl=35466521&biw=1280&bih=629